A kapcsolatépítés a praxisok gördülékeny termékellátási folyamatának kulcsa

Kzenon©stock.adobe.com

Megfelelő felkészültség és óvintézkedések mellett ma már egyetlen praxis számára sem jelenthet kihívást a teljes körű termékellátás

A termékbeszerzés nem a leglátványosabb, és nem is a legvonzóbb tevékenység egyetlen egészségügyi szakterületen sem – a fogorvoslást is beleértve. Jellemzően ez az a látszólag „apró részlet”, amely a háttérben zajlik. Ám a közelmúlt eseményei – mint például a COVID-19 világjárvány, és az általa kiváltott, globális szintű szállítmányozási zavarok – megmutatták, mennyire kritikus helyzetű, milyen sérülékeny is valójában az ellátási lánc. Az persze egyértelmű, hogy mindenáron biztosítani kell a rendelők szükséges felszerelésekkel, fogyóeszközökkel és egyéni védőfelszerelésekkel történő ellátását – de megfelelő óvintézkedések mellett ez nem is lesz kihívás.

A legsikeresebb gyakorlati módszerek

Ahány fogorvosi rendelő, annyi féle, így a termékek készleten tartásának ideális módja is különböző lehet, de érdemes figyelembe venni néhány hasznos alapszabályt is. Az első, és legfontosabb a beszállítókkal kialakított együttműködés, a rendelő egyedi igényeinek kielégítése érdekében.

„A kapcsolatokban és a következetességben rejlik a titok” – állítja Nate Sakamoto, az Ultradent beszerzési igazgatója. „A megbízható beszállítókkal kialakított pozitív, hosszú távú partnerség révén alaposabban megismerhetjük az új trendeket és az esetleges problémákat, hamarabb tájékozódhatunk a piacon zajló eseményekről, és nagyobb biztonsággal szerezhetünk be kritikus fontosságú termékeket olyan időszakokban is, amikor minden perc, és minden lehetőség számít, hogy a szakma élvonalában maradhassunk. Sőt, mi több, az áruforgalom irányítása szempontjából is döntő fontosságúak a következetes megrendelési folyamatok.”

Madison Schwarz, a TDSC.com Powered by Henry Schein vállalat amerikai üzletfejlesztési és stratégiai kapcsolataiért felelős menedzsere szerint: „A fogorvosi praxisok által legeredményesebben alkalmazott módszerek közé tartoznak a kereskedő- és beszállító partnerekkel folytatott stratégiatervező tárgyalások, az ellátási költségvetés meghatározása, illetve a bevált és preferált termékekből álló bevásárlólista kialakítása és rögzítése. A beszállító partner kiválasztásakor a fogorvosi rendelők üzemeltetőinek érdemes figyelembe vennie a rendelkezésre álló termékkínálatot, a minőségi megoldások iránti elkötelezettséget, a rendelésfelvételi folyamat egyszerűségét és áttekinthetőségét, továbbá a vállalt teljesítési határidőt. Egy elsődleges fogászati kereskedő kijelölésével jelentősen leegyszerűsíthető a megrendelési folyamat, csökken a rendeléssel töltött idő, és számottevően csökkenhetnek a szállítási költségek.”

Schwarz egyúttal azt is tanácsolja a megrendelőknek, hogy a termékek elérhetősége, és saját pénzügyi felelősségvállalásuk érdekében próbálják mindig reálisan felmérni havi igényeiket.

 „A reális havi ellátási költségvetés és a rendelési ütemezés kialakítása a rendelő hosszú távú fenntartásához szükséges kiadások, és a rendelkezésre álló pénzforgalom összehangolása érdekében fontos – mondja a szakértő. „Ez lényegében olyan terv, amely lehetővé teszi a praxisok számára, hogy kiszámíthatóvá tegyék fogászati termékellátásuk havi költségeinek arányát, és csökkentsék a gyakori de kisebb megrendelések szállítási költségéből keletkező többletkiadásaikat. A magánpraxisok számára is csak hasznot hozhat mind a hatékonyság, mind a költségmegtakarítás terén, ha előre kialakítanak egy állandó rendelési listát, vagy úgynevezett „termék-toplistát”, amely inkább a saját márkás termékekre helyezi a hangsúlyt, elkerülve a felesleges termékrendeléseket.

A szakértő másik javaslata olyan rendszer kialakítása, amely automatikusan újrarendeli a fogyatkozó készleteket.

„Az a leghatékonyabb módszer, ha van olyan automatizált rendszerünk, amelyet időről-időre alkalmazhatunk a beszerzési folyamatok fenntartására” – állítja Paul Tucker, a Microcopy Dental elnök-vezérigazgatója. „Persze ez néha kimaradhat, és olyankor manuálisan végezzük el ugyanezt."

A beszerzés evolúciója

A beszerzés módszertana állandó fejlődésben van. Ami 2003-ban még jó módszernek bizonyult, korántsem biztos, hogy 2023-ban is sikeres lenne.

„Az elmúlt 20 év során jelentősen átalakult a beszerzés: egyre inkább stratégiai, értékközpontú tevékenységgé vált” – mondja Sakamoto. „Húsz évvel ezelőtt még Kínában dolgoztam. Azidőtájt, és az azt követő 5-10 évben egyes vállalatok – kimondottan költséghatékonysági okokból – Kínába telepítettek át bizonyos folyamatokat. Eleinte többen is kudarcot vallottak közülük, mivel a költségmegtakarítás maximalizálására törekedtek a valódi kockázatok felmérése nélkül. Aztán idővel a bölcsebb vállalatok szemléletet váltottak, és inkább a költség- és értékmegőrzés egysége lett a fő szempont számukra. Olyan beszállítókat választottak, amelyek bár nem feltétlenül a legalacsonyabb költségekkel dolgoznak, viszont még elfogadható áron szállítanak jobb minőségben, ezáltal téve hatékonyabbá téve az értékteremtő törekvéseket.

 Az elmúlt 5 évben további aggasztó tényezők merültek fel a természeti katasztrófák, az emberi jogok, a politikai viszályok és a világjárvány kapcsán” – folytatja Sakamoto. „Éppen ezért olyan fontos terveket készíteni az előre nem látott eseményekre.”

Az e-kereskedelem – a modern élet sok más területéhez hasonlóan – a fogászati beszerzés egyik legfőbb fő hajtóereje.

„A beszerzés átalakulását alapvetően meghatározta a kiskereskedelem digitalizációja, a magánfogorvosi rendelők számának csökkenésére, valamint a csoportos és a DSO- [fogászati szolgáltató és támogató szervezet az Egyesült Államokban] rendelők számának növekedése: mondhatni erre reagálva fejlődött” – mondja Schwarz. „Ma már minden eddiginél könnyebben, akár a mobiltelefonunkról, vagy más eszközökről indított egyetlen gombnyomással is vásárolhatunk. Ez egyszerűbbé teszi a rendelők számára, hogy saját maguk végezzék el az árak összehasonlítását, a termékek felkutatását, egyeztethessenek egy értékesítővel, vagy akár további időt szánjanak a rendelés leadására. A csoportos és a DSO-praxisok számának növekedésével az egyéni, vagy kisebb és több telephelyen működő magánpraxisoknak saját, önálló és a legátláthatóbb árképzésű formuláré kialakítására kell összpontosítaniuk.”

Pár dolog azonban mindmáig változatlan.

„Maga a beszerzés alapvetően ma is ugyanaz” – jegyzi meg Tucker. „A folyamatok átfutási ideje változó, sőt esetenként sokkal hosszabb, mint volt, de mindemellett az automatizálás és a digitális beszerzés is jelentősen felfejlődött.”

 

Világjárvány

A készlethiány – leginkább az egyéni védőeszközök hiánya – a világjárvány egyik legégetőbb gondjává és napi szintű témájává vált. Szerencsére úgy tűnik, hogy az ellátási lánc tanult a hibáiból és felzárkózott azóta.

„A világjárvány határozottan átformálta a termékhiányhoz való hozzáállásunkat, de ami még fontosabb, hozzásegített minket az ellátási láncunkban rejlő kockázatok alaposabb felméréséhez” – állítja Sakamoto. „A kockázatok megértése pedig arra késztetett bennünket, hogy kiegészítő forrásokat keressünk, hosszú távú biztosítékokat teremtsünk, elemezzük a hosszú ellátási láncok költség-haszon összefüggéseit, és újraértékeljük a beszállítókkal való kapcsolatainkat. Egyes vállalkozások reflexből, talán elhamarkodottan, mások pedig túl későn reagáltak, esetleg túlreagálták a történteket, ami végső soron olyan összezavarodott ellátási láncokat eredményezett, amelyek esetenként még mindig hiányokkal, vagy épp túlkínálattal küzdenek, és ezek az állapotok minden esetben komoly problémákat okoznak. Azok a praxisok, amelyek időben reagáltak, és szorosan együttműködtek beszállítóikkal elkerülték, hogy esetlegesen túlvállalják magukat és kiegyensúlyozottabb ellátási láncot sikerült kialakítaniuk.”

Nyilvánvalóan nem csupán a fogászati ágazat volt az egyetlen érintett egészségügyi terület, de szerencsére a beszállítók időben reagáltak, hogy kielégíthessék ügyfeleik igényeit.

„A világjárvány idején a teljes egészségügyi ágazat rendkívül nehéz helyzetbe került, különösen egyéni védőeszközök vonatkozásában” – mondja Schwarz. „Az ellátási lánc szinte azonnal reagált a megváltozott helyzetre: elsőként a gyártók kezdtek el azon dolgozni, hogy növeljék a termelési kapacitást és jobban kezeljék a kereslet kiugrásait. A TDSC forgalmazóként további termékforrások ellenőrzésével és hozzáadásával válaszolt: azonnal kibővítettük a készletszinteket, hogy jobban megfelelhessünk a kiugró keresleti igényeknek. Az ellátási lánc azonban olyan egyedi „ökoszisztéma”, amelyben a váratlan körülmények bizony komoly kihívást jelenthetnek számunkra. Viszont mindazok után, amelyeket e folyamat során megtanultunk, joggal vélhetjük, hogy most már sokkal jobb helyzetben vagyunk ahhoz, hogy megfelelően tudjuk kezelni a jövőben bekövetkező kihívásokat.”

 

Egyensúly

A költségek és a minőség közötti egyensúly fenntartása mindig kényes mérlegelési folyamat. Nyilván egyetlen fogorvos sem szeretne túl sok pénzt költeni, miközben a lehető legjobb készlet beszerzésére törekszik. Bizonyos esetekben azonban tényleg nincs választási lehetőség.

„Nincs sok választásunk, mert mi speciális termékkel dolgozunk, így időnként ki vagyunk szolgáltatva a beszállítóknak” – jegyzi meg Tucker.

Ha mégis van választási lehetőség, Schwarz azt javasolja, hogy keressük meg azt a legjobb partnert, amely az adott márka szállítását támogatja.

„A legjobb termék” fogalmát az határozza meg, hogy mi az, ami valóban fontos egy praxis, vagy a terméket használó szakember számára” – mondja Schwarz. „A TDSC-nél azt javasoljuk, hogy olyan beszállító partnert keressenek, amely az ügyfél által kedvelt márkák „hivatalos kereskedője”. Ez fontos az esetleges promóciók, a termékminőséggel kapcsolatos kérdések és a termékoktatás kezelése során. Azok a praxisok, amelyeknek van egy meghatalmazott, kiemelt kereskedője, biztosak lehetnek benne, hogy jó minőségű, biztonságos termékeket kapnak, az árak megfelelnek a költségvetésüknek, és professzionális segítségre számíthatnak bármilyen probléma esetén. Ezeket az előnyöket nem szabad figyelmen kívül hagyni a forgalmazótól történő vásárlás esetén.”

Sakamoto azt ajánlja, hogy olyan partnereket keressenek, akikkel kölcsönös és egyformán intenzív az érdeklődés egymás iránt.

„Keressenek olyan partnert, amely hosszú távon is kitart, megfelelően bánik önökkel és támogatja a praxisukat” – mondja Sakamoto. „De azt is fontos figyelembe venni, milyen járulékos költségek merülnek fel még, az idő múlásával. Hatással lesz-e a vásárlás értékére a termék minősége, amennyiben a terméket hosszabb ideig, kevesebb karbantartási és egyéb költséggel tudják használni? Az olcsóbb ár gyakran a termék rövidebb élettartamára utal. A kezdeti költségek és az idővel felmerülő költségek vizsgálatánál tehát mindig vessenek egy pillantást a költség/haszon arányra is.”

 

Hibák

A saját hibákból való okulás általában segít kitalálni, hogyan kellett volna helyesen csinálni a dolgokat. Azonban más hibáiból tanulni még jobb módszer, mert megspórolja a szenvedést.

Sakamoto óva int az impulzus-vásárlástól, és inkább azt tanácsolja, hogy ápoljunk szoros kapcsolatot a beszállítóinkkal.

„Az impulzív beszerzésekre való hajlam, a pletykákra alapozott túl- vagy alulvásárlás, illetve a piaci események folyamatos követésének elmulasztása valóban azt eredményezheti, hogy a praxisok hamis információk alapján vásárolnak” - mondja. „Maradjanak aktív kapcsolatban az értékesítőikkel, tegyenek fel nekik kérdéseket a piacon zajló eseményekkel kapcsolatban, próbálják megérteni a rövid és a hosszú távú ellátási lánc problémáit, gyűjtsenek be minél több információt.”

Ha csak azt vásárolják meg, amire szükségük van, ezzel pénzt takaríthatnak meg, és egyúttal csökkentik a házon belül fenntartott készletek mennyiségét.

„A rossz készletgazdálkodás a rendelésfelvételi folyamattal kezdődik, és óriási hatással lehet a végeredményre” – mondja Schwarz. „A rendelés hatékonyságának fokozása, a rendelőben lévő készletek mennyiségének és a lejárt szavatosságú termékek keletkezési esélyének csökkentése, illetve a pénzforgalom felszabadítása érdekében a praxisoknak kiemelten kellene figyelniük arra, hogy megszüntessék a felesleges, vagy duplikált termékek rendelését, mivel ez is hozzájárulhat ahhoz, hogy az elkövetkező 30-60 napban »a polcon porosodjon a pénzük« fel nem használt készletek formájában.”

 

Diverzifikáció

Bár okos dolog jó kapcsolatot ápolni egy kiemelt beszállítóval, ez nem jelenti azt, hogy ne építhetnének ki jó kapcsolatot másokkal is. Több beszállító fenntartása jelentős biztonságot nyújthat a praxisok számára.

„Magam is nagyon óvatosan kezelném a csak egy forrásból történő beszerzés gondolatát” – mondja Sakamoto. „Azonban, ha néhány kulcsfontosságú beszállítóra bízzák a beszerzési folyamatok többségének fenntartását, sikeres módszer lehet, hogy prioritást élvezzenek fő beszállítóiknál, és mindig időben jussanak hozzá a szükséges termékekhez, illetve a jövőbeli kilátásokról szóló információkhoz.”

Manapság már könnyű összehasonlítani a beszállítókat, hogy megtalálhassák azt, aki a legjobb a praxisuk számára.

„Napjaink piaci körképe minden eddiginél könnyebbé teszi az árak összehasonlítását, így nem kell túl sok időt pazarolunk erre a folyamatra” – mondja Schwarz. „Ennek ellenére az a bevált gyakorlat, hogy a megrendelők 2-3 preferált beszállítót tartanak, mert ez lehetővé teszi a praxisok számára, hogy összehasonlíthassák az általuk preferált márkák árait, és figyelemmel kísérjék az akciókat. A gyakoribb beszerzés és az ellátási kiadások felosztása azonban megnövekedett szállítási költségekhez, leltári pontatlanságokhoz vagy duplikált rendelésekhez vezethet, ami további időigényes vásárlásokat vonhat maga után. Tehát a több beszállítós stratégiának minden bizonnyal van némi, „aki mer az nyer” vetülete is. Egyúttal az is előfordulhat, hogy a több beszállítótól történő termékbeszerzés sokkal időigényesebbé teszi a folyamatot, és ezt az időt akár produktívabb módon is fel lehetne használni a praxis fejlesztésére.”

Volt idő, amikor a beszerzés, illetve az ellátási lánc fenntartása hétköznapi dolognak számított: a mindennapi üzleti folyamatok jelentéktelen részletének minősült. Manapság viszont hirtelen reflektorfénybe került számos váratlan, nehezítő körülmény hatására. Ez is jelzi, milyen meghatározóvá válhat néha egy-egy látszólag jelentéktelen részlet…

„Még soha nem irányult ekkora figyelem az ellátási láncra, mint napjainkban” – összegzi Sakamoto. „A Panama-csatornában elakadt, vagy a kaliforniai partoknál veszteglő hajók, a vécépapír- és tisztítószerhiány, a gázárak emelkedése, a háborúk, a természeti katasztrófák és a politika mind hozzájárultak az ellátási láncok instabillá válásához, sőt, esetleges megszakadásához. Sokan egyik helyről a másikra rohangálnak, hogy megpróbálják beszerezni a legszükségesebbeket, amíg csak lehet, ahelyett, hogy olyan kapcsolatokat alakítanának ki, amelyek hosszú távon támogatják őket. Pedig az ilyen partnerek a rövid távú igényeket figyelembe véve, ugyanakkor a jövőre való tekintettel is szemlélve segíthetnek olyan jó döntéseket hozni, amelyek hosszú távú hatással lesznek a praxisukra.”